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Notice on the Collection and Use of Personal Information
Korea GapYear Co., Ltd. (hereinafter referred to as "the Company") is committed to protecting your personal information and ensuring the rights of information subjects. The Company complies with relevant provisions of the "Personal Information Protection Act" and the standards of the "Act on Promotion of Information and Communications Network Utilization and Information Protection."
The Company has established a privacy policy to inform you of the purposes and methods by which the personal information you provide is used, and the measures taken to protect personal information. If the privacy policy is amended, it will be announced through the website's notice board.
1. Purpose of Collecting and Using Personal Information
(1) The Company collects the minimum necessary personal information from customers for business processing and will not use the provided personal information for any purpose other than the intended one without separate consent. The collected personal information is used for the following purposes.
① Execution of contracts related to service provision and settlement of fees arising from service provision
- Reservation of gap year programs and provision of related services, provision of content, purchase and payment of fees, reservation of tickets and accommodation, verification of entry and exit information, confirmation and consultation of reservation details, delivery of goods or bills, identity verification for financial transactions and financial services, fee collection, etc.
② Customer management
- Verification of identity and personal identification in accordance with customer management and service usage, prevention of improper use by delinquent members and unauthorized use, confirmation of membership intention, restriction on usage and number of uses, age verification, confirmation of legal representative's consent for collection of personal information of children under 14 years of age, record preservation for dispute resolution, handling complaints and civil affairs, delivery of notices, etc
③ Others
- Delivery of notices, confirmation of intentions, securing a smooth communication path for handling complaints, informing about new services/new products or events, understanding access frequency, and generating statistics on service usage by members.
(2) The Company will notify customers in advance and seek their consent if the collection items, usage purposes, or uses of personal information change.
2. Items of Personal Information Collected and Methods of Collection
(1) The Company collects the personal information of customers through lawful procedures and legal standards, collecting only the minimum information necessary for service use. The collection and use are restricted by the Act on Promotion of Information and Communications Network Utilization and Information Protection and the Personal Information Protection Act. Personal information is collected through website membership registration, application forms, written forms, etc.
(2) The items and purposes of the information provided for the provision of gap year program services are as follows.
[Table 1] Required Information for Membership Registration
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Category |
Personal Information |
Purpose |
Retention and Use Period |
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Required Information |
Name (in Korean and English), Date of Birth, Gender, Login ID, Password, Password Question and Answer, Home Phone Number, Home Address, Mobile Phone Number, Email (E-mail), Service Usage Records, Access Logs, Access IP Information, Payment Records, News Mail, Registration Path, SMS Reception Status, Passport Information (Passport Number, Passport Expiry Date, Nationality), Refund Account Information (Bank Name, Account Holder, Account Number) |
Membership registration and member service provision, consultation, service application, refund, etc |
Until the service is terminated, however, if it is necessary to retain it for a certain period according to the provisions of laws such as the Commercial Act, it will be retained for the period specified by the relevant laws. |
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Legal Guardian's Name, Relationship, Contact Information, Family Relationship Proof Documents |
Confirmation information for membership service under 14 years of age |
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Optional Information |
Areas of Interest, Registration Path |
Provision of additional services, customized services |
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[Table 2] Optional Items for Program Reservations
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Personal Information |
Purpose |
Retention and Use Period |
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Reservation Name (in Korean and English), Date of Birth, Gender, Contact Information, Email Address, Address, Passport/Visa Status, Passport Information (English Name, Passport Number, Passport Expiry Date), Health Status, Emergency Contact |
Program reservation and consultation, determining eligibility for departure |
Service provision and retention period specified by relevant laws |
3. Period of Retention and Use of Personal Information
Customer personal information is retained and used only for the period during which the Company provides services to the customer or for the period of dispute resolution. If there is a request for deletion or withdrawal of consent, the information will be destroyed without delay. However, if retention is necessary according to the provisions of relevant laws, it will be securely retained for the period specified by the relevant laws as follows:
- Records related to contracts or withdrawal of subscription: 5 years (according to the Act on Consumer Protection in Electronic Commerce)
- Records related to payment and supply of goods: 5 years (according to the Act on Consumer Protection in Electronic Commerce)
- Records related to consumer complaints or dispute resolution: 3 years (according to the Act on Consumer Protection in Electronic Commerce)
4. Provision and Sharing of Personal Information with Third Parties
The Company uses customers' personal information within the scope of the purposes notified in the "Collection Purpose and Use of Personal Information" section and the service terms and conditions and does not use or provide it beyond this scope without customer consent. In particular, the following cases require special attention in the use and provision of personal information:
(1) The Company may provide or share customers' personal information with affiliated companies to offer better services. In such cases, customers will be individually notified by written or electronic mail about the affiliation partner, the personal information items to be provided or shared, the reason for providing or sharing the information, and the period and method of protection and management. Consent will be sought beforehand, and if customers do not agree, their information will not be provided or shared with the affiliate. Changes or termination of affiliations will be notified and consent will be obtained through the same procedure.
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Service Area |
Recipient |
Provided Items |
Purpose of Use |
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Air/Sea |
Hana Tour, Modu Tour, and domestic and international airlines |
Nombre en inglés, fecha de nacimiento, género, información de contacto (correo electrónico/móvil), información del pasaporte (nombre en inglés, número de pasaporte, fecha de caducidad del pasaporte), aerolínea, información sobre millas |
Reserva de billetes de avión y determinación de la elegibilidad para viajar |
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Seguro de viaje |
Nombre del proveedor de servicios de seguro de viaje |
Fecha de nacimiento, género, número de pasaporte |
Contratación de un seguro de viaje (productos para viajes al extranjero) |
(2) Detalles y estado de las tareas externalizadas de tratamiento de información personal
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Empresa contratada (encargada del tratamiento) |
Finalidad de las tareas externalizadas |
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Galaxia Communications Co., Ltd. |
Prestación de servicios integrados de pago electrónico |
(3) En caso de venta, fusión o traspaso de la totalidad o parte del negocio, o de sucesión por herencia o fusión, la Empresa notificará a los clientes para garantizar la protección de sus derechos relacionados con la información personal. La Empresa proporciona información personal, tal como se detalla a continuación, con el fin de mejorar la calidad del servicio. La Empresa no revela información personal de los clientes a empresas o instituciones no relacionadas. Sin embargo, existen excepciones en las que la información personal puede compartirse de la siguiente manera:
- Cuando las autoridades competentes la soliciten con fines de investigación conforme a leyes como la Ley de Procedimiento Penal, la Ley sobre Transacciones Financieras con Nombre Real y Confidencialidad, y la Ley sobre el Uso y la Protección de la Información Crediticia.
- Cuando se proporcione de forma que no permita identificar a las personas, con fines estadísticos, de investigación académica o de estudios de mercado, a anunciantes, socios y organizaciones de investigación.
- Cuando se solicite de conformidad con los procedimientos establecidos por las leyes pertinentes.
- Cuando lo soliciten las instituciones competentes para la certificación de productos excelentes por parte del Ministerio de Cultura y Turismo.
- Cuando sea necesario para liquidar tarifas relacionadas con la prestación de servicios, o en casos de incumplimiento de las condiciones de uso o los principios operativos de Korea GapYear.
- Cuando se considere necesario proporcionar información personal para emprender acciones legales por daños morales o materiales causados por el uso de los servicios de Korea GapYear.
- Para campañas, promociones o eventos, la información podrá proporcionarse a empresas contratadas, previa obtención del consentimiento del cliente e indicando el tipo de información, la finalidad de uso y el plazo.
En los casos excepcionales en que se proporcione información por exigencia legal o a solicitud de una autoridad de investigación, la Empresa notificará a las partes afectadas siempre que sea posible. Sin embargo, es posible que no siempre se pueda notificar debido a restricciones legales. La Empresa hará todo lo posible para garantizar que la información no se proporcione indiscriminadamente ni para fines distintos de aquellos para los que fue recopilada y utilizada originalmente.
5. Suministro y uso compartido de información personal
La información personal de los clientes podrá utilizarse para ofrecer orientación y asesoramiento personalizados sobre programas de año sabático, de la siguiente manera:
(1) La información personal proporcionada por los clientes que utilizan los programas de año sabático de la Empresa y los servicios relacionados podrá utilizarse para ofrecer diversos servicios personalizados si el cliente ha dado su consentimiento para el suministro y el uso compartido de su información personal. Esta información podrá utilizarse para promocionar e informar a los clientes sobre los programas de año sabático de la Empresa y diversos servicios personalizados.
(2) La Empresa podrá compartir información personal para desarrollar nuevas tecnologías o prestar mejores servicios. En tales casos, antes de recopilar o proporcionar la información, se informará a los usuarios sobre las organizaciones o entidades con las que se compartirá su información personal, el tipo de información requerida, los motivos de su necesidad y los métodos y plazos de protección y gestión. La Empresa obtendrá el consentimiento de los usuarios antes de compartir cualquier información personal y no recopilará ni compartirá información adicional sin su consentimiento.
6. Procedimiento y método para destruir la información personal
En principio, la Empresa destruye sin demora la información personal recopilada una vez que se ha cumplido la finalidad de su uso y el plazo de conservación. El procedimiento y los métodos de destrucción son los siguientes:
(1) Procedimiento de destrucción
La información personal que los clientes introducen para registrarse como miembros y utilizar los servicios se transfiere a una base de datos independiente (o a un archivo de documentos separado en el caso del papel) una vez cumplida su finalidad. A continuación, se conserva durante un periodo determinado conforme a las políticas internas y otras leyes y normativas aplicables (véase el periodo de conservación y uso), antes de eliminarse o destruirse. La información personal transferida a una base de datos independiente no se utiliza para fines distintos de su conservación, salvo que la ley disponga lo contrario.
(2) Método de destrucción
- Información personal impresa en papel: se destruye con una trituradora.
- Información personal almacenada en formato electrónico: se elimina mediante métodos técnicos que impiden su recuperación o reproducción.
7. Instalación, funcionamiento y rechazo de dispositivos automáticos de recopilación de información personal
Para ofrecer servicios personalizados, la Empresa utiliza «cookies» y dispositivos similares para almacenar y recuperar su información. Una cookie es una pequeña cantidad de información que el sitio web transmite al navegador de su ordenador. Cuando inicia sesión en el sitio web, el servidor lee el contenido de la cookie de su navegador y lo utiliza para prestar servicios basados en información adicional encontrada en su ordenador. Las cookies se utilizan para ofrecer servicios personalizados útiles y prácticos. Se emplean con los siguientes fines:
(1) Finalidad del uso de cookies
- Al registrarse como miembro, se instalan cookies al iniciar sesión y se eliminan al cerrar sesión. Se utilizan para verificar el estado de la sesión.
- Las cookies se utilizan para analizar la frecuencia de acceso, la duración de las visitas y los patrones de uso de miembros y no miembros; comprender las preferencias e intereses de los usuarios; hacer un seguimiento de su comportamiento, y realizar marketing dirigido y ofrecer servicios personalizados.
Puede controlar la instalación de cookies. Puede configurar su navegador web para aceptar todas las cookies, avisarle cuando se instale una cookie o rechazar todas las cookies.
(2) Cómo rechazar las cookies. Por ejemplo, para rechazarlas, puede configurar su navegador web para aceptar todas las cookies, preguntarle cada vez que se instale una o rechazarlas todas. Ejemplo de configuración (Internet Explorer): haga clic en [Herramientas] en la parte superior del navegador web > haga clic en [Opciones de Internet] en el menú > ajuste la configuración de privacidad en la pestaña [Privacidad]. Tenga en cuenta, sin embargo, que rechazar las cookies puede dificultar la prestación de los servicios.
8. Derechos y obligaciones del titular de la información personal
Los titulares de información personal tienen los siguientes derechos relacionados con la protección de su información personal:
- Solicitar acceso a la información personal (incluida información sobre la fuente, la finalidad del tratamiento y el historial de uso de la información personal recopilada del titular o de terceros).
- Solicitar la corrección de errores.
- Solicitar la eliminación de la información personal.
- Solicitar que se cese el tratamiento.
Los derechos relacionados con los puntos anteriores pueden ejercerse mediante comunicación escrita o por correo electrónico a la Empresa, que actuará con prontitud. El titular de la información personal debe asegurarse de no vulnerar la información personal ni la privacidad propias o de terceros más allá de lo permitido por las leyes aplicables de protección de datos personales.
9. Métodos para consultar, corregir y eliminar información personal
Para consultar o corregir su información personal, inicie sesión en el sitio web de la Empresa y haga clic en [Modificar información personal] en Mi página para consultarla o modificarla. También puede solicitar la consulta, corrección o eliminación de su información personal por correo electrónico al Centro de Atención al Cliente o al Responsable de Información Personal; se tomarán las medidas necesarias tras verificar su identidad. La Empresa no utilizará ni proporcionará información personal hasta que se hayan completado las correcciones. Si se ha proporcionado información personal incorrecta a un tercero, la Empresa notificará prontamente al tercero los resultados de la corrección para que esta se lleve a cabo. La información personal eliminada o cuyo tratamiento se haya dado por terminado a solicitud del usuario o de su tutor legal se gestionará conforme a los periodos de conservación y uso especificados en «Periodo de conservación y uso de la información personal recopilada» y no se utilizará para otros fines.
Cómo solicitar la consulta, corrección o eliminación de información personal
Complete y envíe por correo electrónico (help@koreagapyear.com) el «Formulario de solicitud de acceso, corrección, eliminación y suspensión del tratamiento de información personal». Su solicitud se tramitará con prontitud una vez verificada su identidad.
10. Revocación del consentimiento para la recopilación, el uso y el suministro de información personal
Puede retirar su consentimiento para la recopilación, el uso y la comunicación de información personal en cualquier momento después del registro. Para retirar su consentimiento (cancelar la cuenta), puede enviar una solicitud por correo electrónico a la dirección operativa de la Empresa (help@koreagapyear.com) o presentar una solicitud por escrito en el Centro de Atención al Cliente o ante el responsable de información personal. La Empresa tramitará su solicitud con prontitud.
11. Protección de la información personal de menores de 14 años
Los menores de 14 años pueden utilizar los servicios a través de un representante legal (padre, madre, tutor legal o custodio), y solo se recopila la información personal mínima necesaria para prestar el servicio. Los representantes legales de menores de 14 años pueden solicitar el acceso, la rectificación o la retirada del consentimiento para la recopilación, el uso, la comunicación y la subcontratación del tratamiento de la información personal del menor. La información personal de menores de 14 años no se comunicará ni compartirá con terceros sin el consentimiento de su representante legal.
12. Medidas técnicas y administrativas para proteger la información personal
(1) Medidas técnicas
- La información personal de los clientes está protegida mediante contraseñas, y los datos importantes se protegen cifrando archivos y datos de transmisión o utilizando funciones de bloqueo de archivos.
- La Empresa utiliza dispositivos de seguridad (SSL o SET) que emplean algoritmos de cifrado para transmitir de forma segura la información personal a través de la red.
- Para protegerse contra la piratería informática y otras intrusiones externas, cada servidor está equipado con sistemas de prevención de intrusiones y sistemas de análisis de vulnerabilidades que garantizan una seguridad integral.
(2) Medidas administrativas
- La Empresa limita el acceso a la información personal al número mínimo de personas autorizadas. Este grupo mínimo incluye:
Personas que participan en las reservas y los pagos de programas, los contratos de prestación de servicios y las tareas relacionadas.
Personal que participa directamente en actividades de marketing con los usuarios.
El responsable de información personal y el personal encargado de la gestión de dicha información.
Otras personas que, por sus funciones, deban gestionar información personal.
- Al incorporarse al empleo, todo el personal debe firmar un compromiso de confidencialidad para prevenir las filtraciones de información por parte de personas. La Empresa ha establecido procedimientos internos para auditar el cumplimiento de la política de tratamiento de información personal.
- El traspaso de funciones relacionadas con el tratamiento de información personal se realiza bajo estrictas medidas de seguridad, y se definen claramente las responsabilidades por incidentes relacionados con la información personal antes y después de la relación laboral.
- La Empresa no se hace responsable de los problemas derivados de errores individuales de los usuarios o de los riesgos inherentes a Internet. Los usuarios son responsables de gestionar adecuadamente sus identificadores y contraseñas.
- En caso de pérdida, filtración, alteración o daño de datos debido a errores del personal interno o a problemas de gestión técnica, la Empresa le informará de inmediato de lo ocurrido y procurará adoptar las medidas y ofrecer la indemnización correspondientes.
13. Servicio de atención a reclamaciones sobre información personal
Para proteger la información personal de los clientes y atender las reclamaciones relacionadas con los datos personales, la Empresa ha designado el siguiente departamento y responsable de información personal:
- Departamento de Atención al Cliente: Centro de Atención al Cliente
- Teléfono: 02-318-2553
- Correo electrónico: help@koreagapyear.com
- Responsable de información personal:
- Nombre: Choi Da-young
- Teléfono: 02-318-2553
- Correo electrónico: help@koreagapyear.com
Puede comunicar cualquier reclamación relacionada con la protección de la información personal al responsable de información personal o al departamento correspondiente. La Empresa responderá con prontitud a las reclamaciones de los usuarios. Si necesita plantear otros asuntos relacionados con violaciones de la información personal o solicitar asesoramiento, póngase en contacto con las siguientes organizaciones:
14. Notificación de cambios en la política de tratamiento de información personal
Los cambios en la política se notificarán en el sitio web antes de su entrada en vigor, indicando claramente el número de versión y la fecha de revisión. Los cambios importantes se comunicarán a los clientes por correo electrónico.
Fecha de la última revisión de la política de tratamiento de información personal
22 de noviembre de 2017
*En caso de discrepancia por error de traducción, prevalecerá la versión coreana.
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